Bayu Lesmana baru saja memutuskan menyewa kantor di bilangan Sudirman Jakarta. Tapi konsultan keuangan itu bingung, bagaimana merancang ruangan yang tidak terlalu luas itu yang hanya hanya bisa ditempati lima orang itu.
Itulah tantangan Bayu sebagai penghuni ruang perkantoran mewah yang harus dituntut efisien mengelola ruangnya. Maklum, sewa ruang perkantoran di lokasi segi tiga emas relatif mahal dibandingkan dengan Jakarta pinggiran. Tapi Bayu tidak sendirian, problem itulah yang dialami banyak orang ketika memutuskan untuk menempati kantor baru di sebuah gedung perkantoran (entah dengan menyewa atau pun membeli).
Untungnya, kantor masa kini tidak perlu menyediakan ruangan presiden direktur yang luas, seperti masa lalu, dengan kursi ’kebesaran’ yang memakan jatah ruang. Pada kantor masa lalu, jatah ruangan umumnya didesain berdasarkan status dan hirarki.
Namun kini, tren perkembangannya justru mengarah ke fungsi dan kebutuhan. Berbagai trik dilakukan oleh kantor modern yang alergi terhadap kesemrawutan dan condong mengarahkan suasana kantor “bersih” dari kursi, meja, tempat penyimpanan, sampai penyekat ruang yang kini lebih disederhanakan menjadi bentuk workstation.
Pada prinsipnya, kantor modern menuntut efektivitas dan efiiensi. Celah inilah ditangkap produsen barang elektronik dengan mengeluarkan produk-produk kompak dan multiguna. Printer, mesin faks, dan mesin fotokopi tak lagi memenuhi tempat sebab bisa diringkas dalam satu alat. Yang lain mencoba mengusung peralatan yang mobile.
Dalam memilih peralatan kantor, ada prinsip tepat guna. Jadi, kalau belum perlu sekali, jangan menghamburkan uang untuk membeli yang tercepat, terbesar, terbaik, dan terlengkap. Belum tentu semua itu terpakai. Apalagi untuk kantor dan bisnis yang harus benar-benar memperhitungkan cost-benefit.
Memang, merancang ruang kantor tentu tidak semudah mendesain tempat tinggal, misalnya, karena menyangkut banyak kepala yang lebih kompleks. Banyak aspek yang perlu diperhatikan. Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempercayakan kepada konsultan properti, yang juga menyediakan jasa Corporate Occupied Services (COS) untuk memberikan integrated solutions.
”Mereka memikirkan kepentingan klien, mulai dari tenant representative, interior design, hingga project management,” ujar Rivan Abdulkadir, Senior Associate Partner, Design and Project Management PT Property Advisory Indonesia.
Ada prinsip-prinsip dasar dalam merancang sebuah kantor. Misalnya, penentuan lokasi yang representatif, desain space yang dibutuhkan, jumlah karyawan dan penyesuaian terhadap tingkat kebutuhannya, kultur yang diterapkan, hingga keputusan menyewa atau membeli space untuk kantor. Berangkat dari pemikiran tersebut, maka lahirlah sebuah formula yang paling memungkinkan untuk diimplementasikan. Namun benang merah yang paling utama adalah efisiensi!
Perkembangan teknologi informasi (IT) yang pesat, juga penemuan-penemuan baru di bidang mobile communication agaknya mengubah konsep kantor di masa lalu. Dulu, bos perusahaan mempunyai ruang yang besar dengan kursi gaya pejabat. Tapi kini ruang dirancang lebih didasarkan pada fungsinya, bahkan pimpinan perusahaan yang hanya 1-2 jam datang ke kantor tidak memerlukan ruang khusus, bahkan bisa sharing dengan yang lain.
